이메일 관리법: 이메일 기능 분석

읽지 않은 메일이 일정 수준을 넘어가면 읽는 것을 포기해버린다. 쏟아지는 메일을 어떻게 관리할 수 있을까? 여러 메신저가 등장해도 메일의 중요성은 떨어지지 않는다. 메일을 잘 관리할 수 있는 방법을 알면 특별한 능력을 가지게 될 수 있지 않을까?

TL;DR

• Outlook을 이용하여 여러 메일 관리
• Inbox Zero 방식으로 받은편지함을 모두 비우고 처리할 메일은 Flag 지정

메일의 중요성

카톡, 팀즈와 같은 메신저가 등장해도 현대 사회에서 메일은 중요하다. 메일은 공식적인 소통의 수단으로 자리잡고 있는데 나는 이걸 보고서 형태의 커뮤니케이션이라고 생각한다.

이것 이외에도 SaaS 등 여러 알림도 메일로 이뤄져 있어 놓칠 수 없다.

메일 관리의 어려움

나는 여러 소식을 듣기 위해서 뉴스레터 등 메일링 서비스를 구독하고 있다. 늘 시간이 많고 메일을 읽을 수 있는 환경이면 좋겠지만 어느 순간 읽지 못하는 상황이 발생하고 그 순간부터 읽지 않은 메일이 쌓이기 시작한다.

읽지 않은 메일이 쌓이면 쌓일수록 포기해버리고 메일을 기피하게 되는 경험을 하게 되었다. 실수로 메일을 눌러 읽음 처리가 되면 불편했다. 난 지금 읽고 싶지 않은데... 수많은 메일 속에서 중간에 읽음 처리가 되어버리니 이빨이 빠진 느낌이었다.

또, 여러 메일 계정으로 흩어져 관리 비용이 큰 것도 걸림돌이었다. 하나로 합치는 여러 방법도 있지만 더 복잡해질 것 같았다.

개인적으로 느낀 메일 서비스, 프로그램은 고인물 프로그램 성격도 한몫했다. 상대적으로 UI가 직관적이지 않다고 느껴져 서비스와 프로그램을 이해하는 데도 시간이 꽤 걸렸다.

메일 프로그램의 복잡성

유난히 메일 프로그램이 다른 프로그램과 비교하여 고려할 부분이 많았다.

• 동기화
• 검색
• 알림
• PC와 모바일 제공 기능이 다름

여러 메일을 한 곳에서 보기 위한 방법

• 메일 클라이언트 프로그램 사용
  • 웹 메일과 같이 강력한 기능 제공 안됨
  • 동기화, 메일 알림과 같은 기초 설정이 아쉬움
• 하나의 메일 계정으로 포워딩시켜서 보기
  • 가장 깔끔하지만 받는 메일 계정, 포워딩 받는 계정 2곳에서 메일 용량이 늘어나고 관리 포인트가 2개됨
  • 트러블 슈팅 시 2개의 계정을 찾아봐야 하기 때문…

메일의 기본 기능

수신, 송신이 기본적인 기능이다. 더 세분화하면 회신, 전체회신, 전달 등 나뉠 수 있는데 이는 메일 작성과 관련된 것으로 스킵하겠다.

여러 메일 서비스에서 제공하는 기능 중 공통적으로 제공되며 메일 관리에 도움이 되는 기능으로 Flag가 있다. 이것도 참 헷갈리는 요소인데 어디는 별표, 어디는 중요 이런 식으로 이름이 다르다. 그래서 나는 한동안 이 기능이 각 서비스마다 다른 기능으로 생각했는데 동일하게 메일에 대한 Flag 처리를 해주는 기능이었다.

메일 서비스인 Naver, Gmail와 메일 프로그램 Outlook, Mail.app을 비교해보니 메일의 공통된 주요 기능을 볼 수 있었다.

• 메일 코어
  • 송신, 수신, 회신, 전체 회신, 전달
• 메일 분리
  • 중요 메일 지정 및 분리
  • Flag 지정 (즐겨찾기)
    • 메일 서비스에서 공통적으로 즐겨찾기에 해당하는 것
    • Gmail에서 별표 표시 (중요 아님!)
    • Outlook에서 Flag 지정 후 완료하면 Flag가 사라진 것으로 동작함
      • 즉, Flag 지정하면 웹 메일에서 중요로 표시 및 Outlook에서 Flag 있는 메일로 조회되지만 Flag 완료 처리하면 중요 표시 제거 및 Outlook에서 Flag 있는 메일로 조회 안됨
      • 이처럼 완벽하게 Flag는 후속작업이 있는 처리해야 하는 일이고 완료 시 더 이상 볼 것 없는 Done으로 사용되고 있다.
      • 기존 웹 메일 서비스는 Outlook의 Flag처럼 기간 지정 및 완료가 없어서 단순하게 중요하게 생각하는 메일을 Like (즐겨찾기) 처리하는 것 같았지만 실제로 그렇지 않았다.
  • 보관
    • Gmail, Outlook Client Program 등 보편적인 메일에서 제공하는 기능
    • 더 이상 처리될 것이 없는 이름 그대로 보관될 메일들
    • New(InBox) → InProgress(회신 등 부가 작업) → Done(보관)의 흐름 중 마지막 단계로 볼 수 있다
    • Inbox Zero를 위해서 중점으로 사용될 기능
  • 정크
  • VIP 메일 주소
• 부기 기능
  • 우선 순위 지정
  • 나중에 보기 (리마인더, snoozed)

메일 관리 전략

• 최대한 기본 기능만 사용해야지 다른 메일 서비스로 넘어가기 쉬움
  • InBox으로 모두 모으기 (그래야지 따로 설정 안 해도 모두 알림을 받기 때문)
  • IMAP 기본 메일함 사용 (그래야지 전체 계정 공통되어서 조회 가능)
• 메일 부가 설정은 웹 메일에서 최대한 설정하기
• PC와 모바일은 다르다고 바라봐야 한다.
  • PC
    • 주로 메일 보고 업무를 처리하는 환경
  • 모바일
    • Push 알림을 적극적으로 보고 이동 중 미리 보는 등 Index 하는 성격이 강함
    • 각 서비스의 네이티브 앱으로 Push 알림을 받기 (네이티브가 가장 잘 지원했음)

내가 사용하는 메일 관리법

단순하고, 여러 메일 계정에서 문제 없이 사용할 수 있으며, 메일 서비스+메일 프로그램에 락인(Lock-in)되지 않는 방법은 받은편지함(Inbox) Zero였다.

받은편지함을 모두 비우면서 관리하는 방법이다.

나는 여러 메일 계정을 사용하고 있어서 아래와 같이 관리하고 있다.

1. Outlook에 사용하는 메일 계정 추가
2. 아침에 메일을 확인 후 나중에 처리가 필요한 것은 Flag 지정
3. 읽은 메일은 보관 메일함으로 이동 (이 과정에서 받은편지함은 비워짐)
4. 메일 중 Index 처리가 필요한 것은 따로 메일함을 만들어서 관리 (논리적인 그룹인데 보낸 곳이 여러 곳이라 검색으로 찾기 어려운 분류들 e.g. 여행 비행기 예약, 호텔 예약 등)
5. Flag 지정된 메일을 우선순위에 맞게 처리

내가 오해한 메일의 기능

• 읽은 메일을 완료라는 생각
  • 메일을 읽으면 처리했다고 생각했다.
  • 이는 안 읽은 메일함 속에서 읽은 것이 생겼기 때문이다.
  • 메일을 읽은 것은 읽은 것이고 미처리된 것은 다른 메일함으로 분류를 하면 되는 것이었다.
• 받는 사람, 메일링 리스트에 따라 메일 자동 분류
  • 반복적으로 오는 메일(e.g. 뉴스레터), 알림마다 자동 분류를 만들어서 관리했었다. 근데 이는 지속 불가능한 방법이었다.
  • 성격 단위로 메일 보관함 나누는 것이 얼마나 힘드냐면 구독하는 메일이 늘어날 때마다 메일함+자동 규칙을 만들고 관리해야 하는데 서비스에서 자동 규칙 만드는 개수 제한도 있다.
  • 메일을 받는 성격이 비슷하면 해당 주소로 필터링할 수 있기 때문에 메일함은 중요하지 않다. 그렇기에 서비스에서 메일을 보낼 때도 no-reply@test.com, info@test.com와 같이 메일 주소별로 성격을 분리해서 오는 것을 볼 수 있다.

메일 관리를 하면서 알게 된 것

• 메일 알림, 뱃지 표시와 같은 기본 기능은 받은편지함 기준으로 되어 있다.
  • 받은편지함 이외는 메일 알림 설정을 할 수 없는 프로그램도 있다.
  • 이처럼 메일은 애초에 받은편지함을 기준으로 사용되도록 UI가 설계되어 있다.
• 주로 사용할 메일 계정을 찾는다면 Naver보다는 Gmail이다.
  • Gmail은 대부분의 메일 프로그램에서 거의 Full Service를 제공한다. 이걸 체감하는 부분은 구글 계정만 연동하면 캘린더, 주소록이 동기화되어 메일 주소 자동완성 기능을 제공한다!
  • 모던한 웹 환경, 높은 점유율, 보관 기능은 덤이다.
• POP3, IMAP 연결은 기능이 제약이 있다.
  • 계정 연결을 지원하는 경우 캘린더, Push 알림 등 Mail의 Full Service를 대부분 제공한다.
  • 반면에 IMAP 연결은 IMAP 서버의 공통된 기능(메일함 불러오기, 플래그 지정 등)만 제공되며 알림도 가져오기 방식으로 주기적으로 폴링하는 방식이라 많이 느리다.
• Outlook 프로그램에서 받은편지함을 비우면 '오늘의 일정을 모두 마쳤습니다.'라는 문구가 표시된다. 이처럼 메일 프로그램도 Inbox Zero를 지향하고 있는 것을 느낄 수 있었다.

마무리

하고 싶은 말이 많았는데 글로 서술된 느낌보다는 보고서가 된 것 같아서 아쉽다.

본질적으로 전달하고 싶었던 것은 최대한 단순하고, 대충이라도 읽을 수 있는 환경을 조성하는 것이다.

직장인이라면 메일 관리는 당연한 것 아니야? 싶을 수 있지만 주변을 잘 보면 관리를 못하는 사람이 더 많은 것 같다. 어찌 보면 너무 단순하기에 알려줄 필요도 없어서 그럴 수 있겠다 싶지만 내가 느낀 메일 관리는 훨씬 어려운 범주에 속했다. 이러니 Notion Mail 같은 새로운 슬로건의 서비스가 나오는 것이 아닐까?

메일 관리법을 찾은 뒤로는 메일을 보고, 보내는 것이 즐겁다. 시스템의 중요성을 느낀다.